Положение

Администрация Лесозаводского городского округа

Приморский край

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

   15.09.2015                              г. Лесозаводск                                     №  1222

            На основании Федерального Закона от 22.10.2004 № 125 – ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в целях исполнения  архивным отделом администрации городского округа действующего законодательства, активизации архивного дела в городском округе, в соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», в связи с принятием решения Думы Лесозаводского городского округа от 26.02.2015 № 297 «О внесении изменений в решение Думы Лесозаводского  городского округа от 19.11.2007 № 507 «О структуре администрации  Лесозаводского городского  округа» и постановления администрации Лесозаводского городского округа от 16.03.2015 № 295 о внесении изменений в постановление администрации Лесозаводского городского округа от 30.09.2010 № 720 «О структуре администрации Лесозаводского городского округа» в целях обеспечения единства требований к разработке правовых актов, определяющих полномочия и организацию деятельности органов администрации Лесозаводского городского округа на основании администрация Лесозаводского городского округа

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

            1.Утвердить Положение об архивном отделе администрации Лесозаводского городского округа (прилагается).

            2. Признать постановление  администрации Лесозаводского городского округа от 27.12.2013 № 1779 «Об утверждении положения об архивном отделе администрации Лесозаводского городского округа» утратившим силу.

Глава администрации

городского округа                                                                                         А.С. Суханов

ПОЛОЖЕНИЕ

об архивном отделе администрации Лесозаводского городского округа

1.      Общие положения

1. Положение об архивном отделе администрации Лесозаводского городского округа (далее - Положение определяет задачи, функции, права и организацию деятельности архивного отдела администрации Лесозаводского городского округа (далее – Отдел).

1.2. Отдел является отраслевым, (функциональным) органом администрации Лесозаводского городского округа (далее – администрация), находится в функциональном подчинении у руководителя аппарата администрации Лесозаводского городского округа.

1.3. Отдел осуществляет свою деятельность в соответствии со следующими правовыми актами:

- Федеральным законом от 06.10.2006 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

- Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Рос­сийской Федерации»;

-  Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007г. № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

- законом Приморского края от 10.04.2006г. № 349-КЗ «Об архивном деле в Приморском крае»;

- Уставом Лесозаводского городского округа;

- решениями Думы Лесозаводского городского округа по вопросам формирования и содержания муниципального архива;

- настоящим Положением.

1.4. Отдел создается и исключается из структуры администрации в установленном порядке на основании решения Думы Лесозаводского городского округа о структуре администрации Лесозаводского городского округа.

1.5. Отдел имеет:

а)  малую печать, которая проставляется на документах Архивного фонда Российской Федерации:

- архивных справках;

- архивных выписках;

- архивных копиях;

б) штамп, который проставляется на:

- архивных справках;

- архивных выписках;

- архивных копиях;

в) бланк, который используется для переписки с юридическими и физическими лицами, органами государственной власти, органами местного самоуправления.

1.6. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с органами администрации, органами государственной власти Приморского края, юридическими лицами и организациями – источниками комплектования архивного отдела администрации Лесозаводского городского округа.

1.7. Работники Отдела являются муниципальными служащими, которые назначаются на должность и освобождаются от должности в соответствии с законодательством Российской Федерации о муниципальной службе и муниципальными правовыми актами.

1.8. Местонахождения Отдела – г. Лесозаводск, ул. Будника, 119.

2.      Задачи Отдела

Задачами отдела являются:

2.1.Реализация полномочий администрации по решению  вопроса местного значения по формированию и содержанию муниципального архива.

2.2. Реализация следующих полномочий администрации, установленных федеральными законами, законами Приморского края, муниципальными правовыми актами:

2.2.1. хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов:

-органов местного самоуправления;

- муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений (далее – муниципальные организации);

2.2.2. решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.

3.      Функции Отдела

С целью реализации задач, указанных в разделе 2 настоящего Положения, Отдел исполняет следующие функции:

3.1. Обеспечивает предоставление муниципальной услуги в сфере архивного дела «Предоставление информации на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов».

             3.2. Вносит на рассмотрение администрации  и архивного отдела Приморского края предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в архиве, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации делопроизводства организаций; участвует в подготовке и рассмотрении администрацией  вопросов архивного дела и документооборота, готовит проекты  муниципальных правовых актов.

            3.3. Запрашивает и получает от  организаций - источников комплектования, независимо от их  ведомственной подчиненности и форм собственности,  необходимые сведения о работе и состоянии архивов, организации документооборота.

            3.4. Проверяет исполнение  муниципальными организациями  требований  по организации  хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

             3.5. Дает в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории городского округа, обязательные для исполнения  указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документооборота.

            3.6.  Организует совещания, семинары, проверки и иные мероприятия по вопросам организации архивного дела.

            3.7.  Взаимодействует с органами местного самоуправления, организациями городского округа, архивным отделом  Приморского края.

3.8. Обеспечивает сохранность и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.:

- предоставляет в установленном порядке учетные данные в архивный отдел  Приморского края;

- проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

             3.9.  Обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью,  входящих в состав Архивного фонда Приморского края, в том числе  образовавшихся в  процессе деятельности  органов местного самоуправления городского округа и деятельности  муниципальных организаций;

- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Приморского края;

- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных  организаций, не имеющих правопреемника, действовавших на территории  Лесозаводского городского округа;

- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды архивного отдела;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления  практической деятельности отдела.

3.10. По согласованию с  главой  администрации  принимает на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых для хранения  условий  документы действующих муниципальных организаций и государственных предприятий, учреждений, общественных организаций и граждан на договорных условиях.

            3.11.  Комплектует  архив документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или  культурное значение для городского округа, в том числе:

- составляет и уточняет списки предприятий, учреждений, организаций – источников комплектования Отдела, утверждаемые главой   администрации и согласованные  с архивным отделом Приморского края;

- отбирает и принимает документы постоянного (долговременного) хранения;  

- проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в Отделе.

             3.12. Осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов, содействует организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании  архивов, включая:

- проведение проверок соблюдения организациями – источниками комплектования и иными организациями, осуществляющими временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, установленных специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела, в том числе по личному составу;

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в  организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории городского округа;

- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях,  номенклатур  дел, инструкций по делопроизводству, актов о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения;

- рассмотрение и представление на утверждение  в архивный отдел  Приморского края поступивших от организаций  - источников комплектования отдела описей дел постоянного хранения;

- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу  организаций, документы которых подлежат приему в Отдел в порядке, установленном архивным отделом  Приморского края;

- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение  их положительного опыта среди организаций – источников комплектования Отдела;

- оказание организационно- методической помощи организациям - источникам комплектования Отдела проведение  совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

            3.13.  Осуществляет информационное обеспечение органов местного самоуправления городского округа в области архивного дела, организации использования архивных документов, удовлетворения прав граждан на архивную информацию, в том числе:

- информирование органов местного самоуправления, других муниципальных организаций о составе и содержании документов Отдела для исполнения их запросов  на документную информацию;

- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;

- прием граждан, своевременное и полное рассмотрение обращений российских и иностранных граждан, лиц без гражданства, исполнение социально- правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб;

- создание и совершенствование  научно- справочного аппарата к документам архивного отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников  о составе и содержании документов.

3.14. Управляет архивным делом на территории Лесозаводского городского округа.

3.15. Участвует в мобилизационной подготовке и мобилизации.

4. Права Отдела

Отдел с целью реализации задач и функций, установленных разделами 2, 3 настоящего Положения, имеет право:

4.1. Запрашивать и получать у органов администрации и организаций – источников комплектования архивного отдела необходимые сведения;

4.2.Вносить главе администрации, заместителям главы администрации, руководителю аппарата предложения по вопросам, входящим в компетенцию Отдела, в том числе, предложения о создании координационных и совещательных органов (включая межведомственные);

4.3. Использовать в своей деятельности имеющиеся в администрации информационные системы, базы данных, системы связи, системы копирования, компьютерную и оргтехнику;

4.4. Представлять  администрацию  городского округа по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

4.4.1. Согласовывать положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций – источников комплектования Отдела, описи дел по личному составу.

5. Организация деятельности

5.1. Отдел возглавляется начальником, который  назначается  на должность    и освобождается от должности главой администрации в установленном порядке.

5.2. Начальник Отдела осуществляет руководство Отделом, планирует его работу, обеспечивает выполнение настоящего Положения и несет персональную ответственность за выполнение задач и функций Отдела.

5.3.Начальник Отдела:

5.3.1. обеспечивает реализацию настоящего Положения;

5.3.2. представляет Отдел в архивном отделе Приморского края и в организациях- источниках комплектования Отдела;

5.3.3.  участвует в совещаниях, проводимых должностными лицами администрации

5.3.4. разрабатывает проект Положения об Отделе, проекты должностных инструкций муниципальных служащих   Отдела;

5.3.5. обеспечивает соблюдение трудовой дисциплины работниками Отдела;

5.3.6. вносит  предложения по структуре и штатной численности Отдела, предложения о назначении на должность и освобождении от должности муниципальных служащих Отдела;

5.3.7. в установленном порядке вносит главе администрации  представления и (или) предложения о награждении муниципальных служащих Отдела, о привлечении муниципальных служащих Отдела к дисциплинарной ответственности;

5.3.8. разрабатывает совместно с архивным отделом Приморского края  номенклатуру дел Отдела;

5.3.9. обеспечивает защиту в Отделе сведений, охраняемых законом, несет персональную ответственность за обеспечение сохранности указанных  сведений;

5.3.10. осуществляет иные полномочия в соответствии с законодательством Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.

5.4. В период временного отсутствия начальника Отдела его обязанности исполняет специалист архивного отдела.

5.5. Работники Отдела осуществляют свои обязанности на основании должностных инструкций, утверждаемых главой администрации, и   муниципальных правовых актов, определяющих полномочия и ответственность муниципальных служащих.

5.7. Штатная численность Отдела определяется штатным расписанием администрации, утверждаемым распоряжением администрации.